HLS wordt HS
De ISO-organisatie heeft de gemeenschappelijke “High Level Structure” (HLS), structuur herzien, de nieuwe naam wordt ‘Harmonized Structure’ (HS).
Hoewel er geen grote inhoudelijke wijzigingen plaatsvinden bij de herziening van HLS naar HS, willen we graag even uitleggen welke voordelen Cross Approach® u kan bieden.
- Scope van de Management System Standards (MSS)
Elk document in Cross Approach® bestaat gestandaardiseerde elementen. Wij raden aan voor elk document gebruik te maken van 4 elementen: 1. Doel, 2. Rollen/Taken/verantwoordelijkheden, 3. Takenplanning en 4. Controlepunten. - Termen en definities
Deze zijn met de zoekfunctie van Cross Approach® overal direct te raadplegen. - Behoefte en verwachtingen stakeholders
Middels de Dymara® module (Dynamische Multiaspecten Risico Analyse) kunt u per groep van belanghebbenden ingeven welke behoeften en verwachtingen zij hebben en deze “matchen” met de bedrijfsprocessen. De impactmatrix die zo ontstaat geeft direct inzicht welke bedrijfsprocessen onderwerp van gesprek zouden moeten zijn. - Verandermanagement (Management of Change)
Door de impactmatrix als vertrekpunt te nemen, kan van een voorgenomen wijziging snel worden vastgesteld waar een verandering van een bepaalde impact (Positief of negatief) verwacht kan worden. Risico beperkende maatregelen kunnen op die manier aan de nieuwe situatie worden aangepast. - Gedocumenteerde informatie
Het “flowchart element” in Cross Approach® biedt snel inzicht op hoofdlijnen, voor meer detailinformatie zijn nog andere elementen beschikbaar. - Verbeteringen
Indien verbetermaatregelen actief zijn, dan zijn deze in Cross Approach® ook inzichtelijk bij de relevante processtappen en/of brondocumenten.
Klant aan het woord: Intos Gennep
INTOS is hét arbeid ontwikkelbedrijf van de regio Noord-Limburg en bestaat uit een samenwerkingsverband tussen de gemeente Gennep en de gemeente Mook & Middelaar.
INTOS zet zich in voor mensen die, om wat voor reden dan ook, in het reguliere arbeidsproces moeilijk aan de slag komen. INTOS leidt al hun mensen intern op en bieden net die opstap welke nodig is om weer in het arbeidsritme te komen en aan de slag te kunnen in een passende werkomgeving.
Bij INTOS zijn ongeveer 400 mensen werkzaam. Dit kan een intern beschutte werkplek zijn, maar ook in de vorm van werken op locatie (WOL) of een individuele detachering.
Gert-Jan Verdijk
QA officer
Van GMP tot milieu en van RI&E tot kwaliteit, wij beheersen verschillende onderwerpen en certificeringen met Cross Approach van Synanta. Deze compliance software helpt ons overzicht te bewaren en zorgt ervoor dat alle medewerkers bij de voor hen bestemde informatie kunnen komen.
Door notificaties en revisiebeheer zorgen wij ervoor dat wij blijven voldoen aan de eisen. Ook onze interne processen en instructies geven alle betrokkenen een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren. Met de flowchart maker kunnen we in een oogopslag onze processen weergeven.
Controles en audits leveren minder stress op doordat alle informatie centraal is vastgelegd waarbij externen gemakkelijk toegang kunnen krijgen. Synanta ondersteunt ons regelmatig bij het gebruik van de software en wij raden Synanta dan ook graag aan.
Lancering RIEvision: RI&E en Arbomanagement
13-10-2022
Arbomanagementsysteem
In de RIEvision aanpak staat inzicht in alle Arbotaken centraal (wat moet er gebeuren, door wie en wanneer). Deze afspraken, aangevuld met afspraken rondom risico beperkende maatregelen vormen de basis van het Arbomanagementsysteem. De inhoud van het Arbomanagementsysteem vormt tevens het “bewijs” dat aan alle Arbovoorwaarden (vereisten uit de systeemtoets) is voldaan.
RIEvision zorgt ervoor dat je eenvoudig aan de RI&E systeem verplichting kunt voldoen, dat je
documenten te allen tijde op orde zijn. Medewerkers en (externe) Arbokerndeskundigen hebben online toegang tot alle Arbo informatie (naslagwerk) en direct toegang tot actuele versies van de documenten. Ook biedt het systeem de mogelijkheid om eigen documenten, afspraken en meldingen toe te voegen.
Daarnaast geeft het systeem middels een dashboard snel inzicht in openstaande taken en de voortgang daarvan. Taken niet tijdig uitgevoerd? RIEvision zorgt voor e mail notificaties als reminder. Werkprocessen als basis voor de risicobeoordeling.
Met RIEvision worden te hoge risico’s door aanvullende risico beperkende maatregelen teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau. De effectiviteit kan daarna eenvoudig worden bewaakt en indien noodzakelijk kan de risico beperkende maatregel worden bijgesteld. Uniek is dat de maatregelen automatisch aan het betreffende Arbothema worden toegevoegd, waardoor deze informatie direct zichtbaar is voor de verantwoordelijke en voor iedereen die een nieuwe (deel)RI&E uitvoert.
Meer achtergrond informatie? Lees de FAQ
Nu beschikbaar: Cross Approach 10
13-10-2022
Vanaf nu is Dymara® beschikbaar voor alle Cross Approach gebruikers. Dymara is onze dynamische risicoanalyse module (Dynamische Multi Aspecten Risico Analyse).
Deze module is geïntegreerd in Cross Approach en zorgt ervoor dat nieuwe en bestaande gebruikers gemakkelijk risicoanalyses kunnen uitvoeren. Impact en risico’s worden vastgesteld voor bedrijfsprocessen te combineren met verschillende risico onderwerpen.
Vervolgens worden te hoge risico’s door maatregelen teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau. De effectiviteit kan daarna eenvoudig worden bewaakt en indien noodzakelijk kan maatregel worden bijgesteld.
Uniek is dat de maatregelen automatisch aan het betreffende document binnen Cross Approach worden toegevoegd, waardoor deze informatie direct zichtbaar is voor de verantwoordelijke en voor iedereen die een nieuwe risicoanalyse uitvoert.
Klant aan het woord: InstantDEG Steigerverhuur
InstantDEG Steigerverhuur werkt met geavanceerde systeemsteigers van gerenommeerde steigerleveranciers zoals Layher.
Bij InstantDEG Steigerverhuur te Amsterdam staat veiligheid van eigen medewerkers en die van steigergebruikers voorop. De aandacht voor veiligheid en kwaliteit wordt onderstreept door het VCA* 2017/6.0 certificaat en het behalen van Trede 2 van de NEN Safety Culture Ladder.
Guy Schaerlaeckens – KAM coördinator
“In 2021 heeft InstantDEG hun plannen om het veiligheidsbewustzijn verder uit te diepen concreet gemaakt en hebben, na uitgebreide audit, het certificaat ontvangen voor SCL Trede 2 op de NEN Veiligheidsladder.
De SCL focust op het echte gedrag van de werknemers op het gebied van houding en gedrag. Er wordt specifiek gekeken naar bedrijfscultuur en belicht daarom andere aspecten dan systemen dan ISO 45001 en VCA. Met vaste procedures, die continu worden getoetst, blijft de kwaliteit en veiligheid van InstantDEG steigers gegarandeerd. Deze documentatie en procedures worden beheerst door o.a. de tool Cross Approach® van Synanta.
Naast VCA en SCL beheer ik ook het bedrijfsreglement, AVG, periodieke keuringen en het opleidingenregister met Cross Approach®. Dit zorgt ervoor dat ondanks de verschillende normen en certificeringen er overzicht wordt bewaard. De tool stelt mij en collega’s automatisch op de hoogte van bepaalde taken en acties.
Bij de implementatie van het systeem heeft Synanta mij geholpen onze bestaande informatie over te zetten naar Cross Approach waardoor we een vliegende start hebben kunnen maken. Wij bevelen Cross Approach graag aan door onze prettige samenwerking de afgelopen jaren.”
Checklist Klaar voor de auditor
Checklist:
Klaar voor de Auditor
Krijg je binnenkort de auditor op bezoek voor de jaarlijkse check van je ISO, VCA, Safety Culture Ladder, AVG of andere certificering?
En kun je wel een paar praktische tips gebruiken om hier soepel en snel doorheen te lopen? Download dan onze gratis checklist met 10 tips voor als de auditor langskomt.
Klant aan het woord: BP Nederland
Gert-Jan du Chatenier – BP Europa SE – BP Nederland
BP is een aardoliebedrijf met haar hoofdkantoor gevestigd in Londen. Het behoort tot de ‘Supermajor’-maatschappijen, de zes grootste staatsonafhankelijke oliemaatschappijen.
Gert-Jan du Chatenier, HSSE Advisor bij BP Retail Operations NL
Voor ons is het belangrijk dat onze Retail organisatie met al haar tankstations voldoet aan de hoogste standaard. Om die reden hebben wij procedures, processen en instructies rondom (voedsel)veiligheid, kwaliteitsbewaking en milieuaspecten opgenomen in Cross Approach®. Daarmee wordt de uitvoering voor medewerkers op kantoor en op de tankstations eenvoudig en inzichtelijk.
Omdat Cross Approach® volledig digitaal is, kunnen we snel wijzigingen doorvoeren en hebben alle gebruikers de beschikking over de laatste stand van zaken. We voorkomen daarmee veel “fysiek” papierwerk terwijl de toegankelijkheid van de informatie door de geavanceerde zoekfunctie erg laagdrempelig is. Met de nieuwe release kunnen alle gebruikers direct verbeteringsvoorstellen melden en kan ik als systeemeigenaar aangeven hoe hun opmerkingen zijn verwerkt.
Digital Trust Center (DTC) netwerkbijeenkomst
Het Digital Trust Center (DTC) heeft een subsidieregeling voor samenwerkingsverbanden die zich inzetten voor de cyberweerbaarheid van Nederlandse ondernemers. Elk jaar komen deze samenwerkingsverbanden bij elkaar voor een netwerkbijeenkomst. De afgelopen twee jaar kwam het er helaas niet van door de coronamaatregelen. Natuurlijk waren er digitale bijeenkomsten zoals de open inloop, maar dat is toch anders dan fysiek bij elkaar zijn. Gelukkig konden alle gesubsidieerde samenwerkingspartners van het DTC elkaar op dinsdag 12 april weer ontmoeten.
Edwin Schalk en Stan Hüner vertellen over de ambities van Synanta en de overige projectpartners binnen het project ‘MKB Cybersecurity Governance’. Zij ontwikkelen software waarmee wet- en regelgeving en normeringen intuïtief om te zetten zijn in dynamische handboeken. Zo kunnen ze functiegerichte taken toewijzen en controlepunten instellen. Ze willen deze techniek toepasbaar maken voor de cybersecurity. Er komt onder meer een tool die ondernemers helpt om veilige instellingen te bepalen en adequate opvolging en monitoring hierop te waarborgen is.
Nu beschikbaar: Cross Approach 9.0
Nu beschikbaar: Cross Approach 9.0
01-02-2022
Nieuwe feature: Pincode voor snelle anonieme inlog
Deze functionaliteit zorgt ervoor dat medewerkers gemakkelijk met een beveiligde link en een pincode toegang krijgen tot hun informatie, taken, dashboards etc. Extra tip: van de inloglink kan ook een QR-code worden gemaakt, waardoor met mobiele apparaten de code kan worden gescand en kan worden ingelogd met de ingestelde pincode.
Nieuwe feature: notificatie aflopende documenten
In Cross Approach® versie 9.0 is het mogelijk geworden om een notificatie in te stellen bij documenten met een einddatum. Deze notificatie kan vanaf een dag voor de afloopdatum tot en met een kwartaal voor het aflopen worden ingesteld.
Wanneer er bijvoorbeeld is gekozen voor een notificatie een maand voor het aflopen van het betreffende document dan wordt er een maand voor de einddatum van het document een email gestuurd naar de schrijver(s) van het handboek waar het document onderdeel van is.
Overige aanpassingen en aanvullingen:
Aanpassing documentnaam bij export (print) vanuit Cross Approach. Handboeken en losse documenten krijgen duidelijke bestandsnamen mee. Bestandsnaam is nu gelijk aan de naam van het Handboek of het Document + datum en tijd.
In Takenplanning zijn alle taakregels nu aanklikbaar om de details van het brondocument in te zien waar de taak staat beschreven/ingesteld
In Takenplanning is een ‘hover over tooltip’ toegevoegd die Documentcode en Documentnaam van het brondocument laat zien waar de taak staat beschreven/ingesteld. Laat de cursor op de taak staan en dan verschijnt er een tekstveld
In Takenplanning is een filter op Handboek toegevoegd. Bekijk nu niet alleen per Functie welke taken er klaar staan, maar ook per handboek.
In Functies & Personen is ook een filter op handboek toegevoegd. Selecteer de TVB-regels bij een bepaalde functionaris en stel het filter in op een specifiek handboek om alleen die TVB-regels te laten zien.
Voor Beheerders is het nu mogelijk om een Handboek in zijn geheel te verwijderen. Open via [Beheer] een handboek en klik op de knop verwijderen. Vervolgens komt er een pop-up waar een bevestigingswoord moet worden ingegeven. Daarna kan het Handboek inclusief inhoud worden verwijderd.
Software van Synanta gekozen door RVO
Zojuist is bekend geworden dat de kennisbanktechnologie van Synanta BV door RVO gekozen als één van de instrumenten voor het vergroten van de cyberveiligheid bij (MKB) ondernemers.
Om organisaties te helpen gaat het project met bestaande kennisbanktechnologie van Synanta, de cybersecurity quickscan van Novel-T uitbreiden naar een MKB Cybersecurity Governance Scan. Met deze nieuwe scan wordt het binnen organisaties niet alleen duidelijk waar aandachtspunten liggen, maar ook wie binnen of buiten de organisatie voor welke taak verantwoordelijk is om deze aandachtspunten op te lossen, en wat te doen in geval van een cyberincident.
Studenten van de Saxion Hogeschool gaan inhoudelijk meedenken en de scan uitvoeren bij bedrijven om praktijkervaring op te doen.
