Vier jaar geleden introduceerden KWbN en Synanta het Online Calamiteitenplan. Met dit softwareprogramma kunnen wandelorganisaties voor al hun wandeltochten en Avond4daagsen een calamiteitenplan op maat samenstellen. Dat doen zij door online vragen te beantwoorden die het programma hen voorlegt. Resultaat is een calamiteitenplan dat aan alle actuele wetgeving voldoet, inclusief een overzicht van noodzakelijke acties en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Klant aan het woord: Diamant Groep
De Diamant-groep heeft verschillende bedrijfsonderdelen. Ieder onderdeel draagt op zijn eigen manier bij aan het gezamenlijke doel: iedereen mee laten doen.
Werk en ontwikkeling zijn daarbij belangrijke voorwaarden. Helaas is dat niet voor iedereen vanzelfsprekend. Voor deze mensen zijn ze er. Samen met deelnemende gemeenten, andere ketenpartners en bedrijven met het hart op de juiste plaats, zorgen ze ervoor dat iedereen mee kan doen.
Jos de Jong
Procescontroller
Wij bestaan uit verschillende bedrijfsonderdelen en locaties. Met Cross Approach van Synanta beheersen verschillende onderwerpen en certificeringen zoals ISO en VCA voor een aantal van onze bedrijfsonderdelen. Ook gebruiken we de stoffenmodule voor de registratie van de gevaarlijke stoffen aanwezig op onze locaties. De software helpt ons overzicht te bewaren en zorgt ervoor dat alle medewerkers worden voorzien van de juiste informatie.
Door online procedures en instructies vast te leggen, geven we alle medewerkers een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren. Met de ingebouwde flowchart maker geven we een proces in één oogopslag weer. Voor sommige documenten gebruiken wij de revisiebeheer optie. Hiermee houden we aantoonbaar bij wat de verschillende wijzigingen zijn geweest in het document.
Wanneer er audits zijn, geven wij de externe personen tijdelijk toegang tot onze software. Hierdoor kunnen zij op afstand inzien hoe wij bepaalde zaken hebben geregeld en uitgevoerd. Wij zijn al lang klant en gebruiker van Cross Approach en raden dit dan ook zeker aan.
Kennisbanktechnologie en management toepassingen
Kunstmatige Intelligentie (AI) is een krachtige tool die snelle antwoorden op complexe vraagstukken kan bieden. Er zijn twee soorten AI-modellen: Het TAAL-gericht “Machine learning” model en het TAAK-gericht “Rule based” model.
Het TAAL-gericht model is in staat om zelf beslisregels te creëren en antwoorden te formuleren via een chatbot, maar de betrouwbaarheid hiervan is afhankelijk van de gebruikte data en veronderstellingen.
Het TAAK-gericht model maakt gebruik van vooraf gevalideerde regels en levert altijd hetzelfde resultaat, maar ook hier is de kwaliteit van de gebruikte data cruciaal.
De beste resultaten worden verkregen door het gebruik van een combinatie van een “Rule-based” model en een kennisbank met gevalideerde data. Hierdoor kun je zeker zijn van een betrouwbaar en direct bruikbaar eindresultaat zonder tussenkomst van een (externe) deskundige.
In onze White paper bespreken we beide vormen van AI en gaan verder in op de voordelen van het TAAK-gericht model in combinatie met kennisbanken met gevalideerde teksten.
Lees meer over hoe deze toepassing van AI uw organisatie veel tijd kan besparen voor diverse (management) toepassingen.
Whitepaper Rule-Based kennisbanktechnologie
Ontvang whitepaper op:
Nieuwe AVG en WBTR tools gelanceerd!
Vergelijkbare tools
Sinds de lancering is het Online Calamiteitenplan door honderden wandelorganisaties gebruikt. Bovendien zag in april 2022 een verbeterde versie 2.0 het licht. Op veler verzoek zijn we direct daarna aan de slag gegaan met vergelijkbare tools op het gebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR).
Missie geslaagd, want inmiddels beschikken we over een Online AVG en een Online WBTR. Beide tools zijn gebaseerd op hetzelfde principe als dat van het Online Calamiteitenplan. Door vragen te beantwoorden, brengt een organisatie eenvoudig in kaart:
– welke wetgeving voor haar eigen situatie van toepassing is;
– welke acties nodig zijn om aan die wetgeving te voldoen;
– wie binnen de organisatie voor welke actie verantwoordelijk is.
Eén omgeving
Online AVG, Online WBTR en Online Calamiteitenplan zijn in één systeemomgeving (Cross Approach) beschikbaar. Bij KWbN aangesloten wandelorganisaties kunnen daar zonder kosten gebruik van maken. Gebruik van de online tools is onderdeel van hun organisatielidmaatschap.
Met RI&E vragenlijsten kans op vergeten risico’s
De belangrijkste voorwaarde voor een veilige werkomgeving is dat men inzicht heeft in alle arbeidsrisico’s van de werkprocessen. De RI&E (Risico Inventarisatie en Evaluatie) is bedoeld om deze risico’s gestructureerd vast te leggen en op te volgen. Om een beter overzicht te krijgen van de arbeidsrisico’s is het verstandig om deze in te delen volgens een gestandaardiseerd schema van Arbothema’s.
De RI&E is wettelijk verplicht en elke werkgever dient deze gegevens onmiddellijk beschikbaar te hebben in geval van een ernstig arbeidsongeval en bij een controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Het is verstandig om alle externe- en interne eisen, voorwaarden en afspraken omtrent Arbo en veiligheid schriftelijk vast te leggen en te bepalen hoe de interne risicobeheersing en -opvolging dient plaatst te vinden.
Om aan te tonen dat een organisatie voldoet aan wettelijke vereisten, dient periodiek een toetsing door een bevoegde externe deskundige plaats te vinden (Arbokerndeskundige). Deze legt zijn bevindingen vast in een verslag en doet aanbevelingen ter verbetering.
In de praktijk wordt voor de RI&E veelal gebruik gemaakt van standaard vragenlijsten. Echter, in de afgelopen jaren is uit controles door de Nederlandse Arbeidsinspectie duidelijk naar voren gekomen dat veel (getoetste) RI&E’s géén compleet inzicht geven van alle arbeidsrisico’s. Reden dat vanaf 1-7-2022 het verplicht is om betrokken medewerkers aantoonbaar bij de RI&E te betrekken, enerzijds om hun risico beleving in de RI&E op te nemen, en anderzijds om hun ervaring te gebruiken voor effectieve risico beperkende maatregelen.
Om hieraan invulling te geven hebben we een nieuwe aanpak ontwikkeld, namelijk:
RIEvision
RIEvision is onze visie op een volledig efficiënte risico inventarisatie in aanvulling op een gestructuurde Arbozorg. Het is daarnaast ook de beste RI&E Software om wél volledig aantoonbaar te voldoen aan de toetsingseisen van juli 2022. Verlies nooit een risico uit het oog
Met RIEvision beschikt de preventiemedewerker over een “Toolbox” waarin alle Arbotaken en -verantwoordelijkheden duidelijk zijn uitgewerkt in een online Arbomanagement systeem, met duidelijke taken en verantwoordelijkheden en (periodieke) actiepunten. De actiepunten worden middels een dashboard inzichtelijk gemaakt en periodiek middels een e-mail bij de verantwoordelijke functionarissen onder de aandacht gebracht.
Op deze manier worden er geen taken vergeten en is er altijd sprake van een actueel overzicht, dat er voor zorgt dat risico’s niet uit het oog worden verloren.
De structuur van het Arbomanagement systeem vormt tevens een “kapstok” voor andere bestaande (Arbo)documenten die al in de organisatie aanwezig zijn, en maakt een centraal inzicht mogelijk voor alle betrokken.
De Arboinformatie is voor elke betrokkene eenvoudig online toegankelijk.
Benieuwd wat RIEvision voor jou kan betekenen? Plan dan een vrijblijvende call in voor een gratis RI&E Strategiegesprek.
4 inzichten voor 2023: een efficiënte RI&E
Een goede RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) is van cruciaal belang voor het beheersen van de arbeidsomstandigheden in een bedrijf. Het is de verantwoordelijkheid van elk bedrijf om te garanderen dat de werkomgeving veilig is voor haar medewerkers en deze te beschermen tegen potentiële gevaren.
Voor 2023 hebben wij verschillende inzichten en methoden die bedrijven kunnen helpen bij het uitvoeren van een goede RI&E op een rijtje gezet. Hieronder volgen onze aanbevelingen:
1. Maak gebruik van digitale hulpmiddelen – In plaats van papieren formulieren en manuele inspecties, kunnen bedrijven gebruik maken van digitale hulpmiddelen, zoals software voor RI&E, om het proces sneller en efficiënter uit te voeren.
2. Betrek de medewerkers – Laat de medewerkers actief deelnemen aan de RI&E door hun inbreng en meningen op te nemen. Dit kan nieuwe inzichten opleveren en de betrokkenheid van de medewerkers verhogen.
3. Houd rekening met de nieuwste ontwikkelingen – Zorg ervoor dat de RI&E up-to-date is en rekening houdt met de nieuwste ontwikkelingen, wetgeving en richtlijnen op het gebied van arbeidsomstandigheden.
4. Maak actieplannen – Zorg ervoor dat er actieplannen worden gemaakt voor elk geïdentificeerde risico en dat deze worden uitgevoerd en gemonitord.
Een goede RI&E kan bijdragen aan de vermindering van verzuim, het verhogen van productiviteit en het verbeteren van de reputatie van het bedrijf. Bedrijven moeten het uitvoeren van een RI&E dan ook serieus nemen en deze regelmatig uitvoeren en bijwerken. Het is de verantwoordelijkheid van elk bedrijf om de arbeidsomstandigheden veilig te houden voor haar medewerkers.
Heb je vragen over hoe je het beste deze tips kan implementeren? Neem dan contact op via het contactformulier onderaan deze pagina.
