Voor organisaties die gecertificeerd zijn volgens ISO 9001 is het een bekend begrip: de jaarlijkse interne audit. Deze controle is niet alleen een verplicht onderdeel om het certificaat te behouden, maar biedt ook een waardevol moment om de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem onder de loep te nemen. In dit artikel leggen we uit wat je kunt verwachten van de jaarlijkse audit en hoe je je hierop het beste kunt voorbereiden.
Waarom een jaarlijkse controle?
Na het behalen van een ISO 9001-certificaat stopt het proces niet. Certificerende instanties verlangen dat organisaties jaarlijks worden beoordeeld om te waarborgen dat zij blijvend voldoen aan de eisen van de norm. In de driejarige certificatiecyclus vinden er twee opvolgaudits plaats en wordt in het derde jaar een uitgebreide hercertificeringsaudit uitgevoerd. Deze jaarlijkse controle heeft niet alleen een controlerende functie, maar kan ook bijdragen aan de voortdurende verbetering van processen, klanttevredenheid en bedrijfsresultaten.
De structuur van de auditcyclus
Zoals hierboven benoemd loopt een ISO 9001-certificering over een periode van drie jaar. Na de eerste succesvolle certificeringsaudit volgen jaarlijks opvolgaudits. Hierbij controleert de auditor verschillende onderdelen van het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit betekent dat niet ieder jaar het volledige systeem wordt doorgelicht, maar dat specifieke thema’s en processen extra aandacht krijgen.
In het derde jaar wordt een hercertificeringsaudit uitgevoerd. Deze controle is uitgebreider dan de opvolgaudits en richt zich op het gehele systeem. Wordt deze audit succesvol afgerond, dan wordt het certificaat weer voor drie jaar verlengd.
Wat wordt er beoordeeld tijdens een hercertificeringsaudit?
Tijdens een hercertificeringsaudit kijkt de auditor onder andere naar:
- De wijze waarop verbetermaatregelen zijn opgevolgd.
- De actualiteit van risico- en kansenanalyses.
- De mate waarin klanttevredenheid wordt gemeten en opgevolgd.
- De uitvoering en effectiviteit van interne audits en managementbeoordelingen.
- Eventuele veranderingen binnen de organisatie die invloed hebben op het kwaliteitsmanagementsysteem.
Ook beoordeelt de auditor of er sinds de vorige audit afwijkingen zijn geweest en hoe deze zijn aangepakt. Belangrijk is dat een organisatie kan laten zien dat het kwaliteitsmanagementsysteem wordt onderhouden en daadwerkelijk bijdraagt aan het realiseren van kwaliteitsdoelstellingen.
Verschillen tussen opvolgaudit en hercertificering
Waar de opvolgaudit zich focust op een deel van het systeem, richt de hercertificeringsaudit zich op de complete werking van het kwaliteitsmanagementsysteem. Tijdens de hercertificering vindt dus een veel diepgaandere controle plaats. Processen, procedures, prestaties en verbeteracties worden in hun geheel tegen het licht gehouden. Ook wordt opnieuw bekeken of de organisatie nog aan alle eisen van de ISO 9001-norm voldoet.
Voorbereiden op de audit: praktische tips
Een goede voorbereiding is essentieel om een audit soepel te laten verlopen. Denk hierbij aan:
- Zorg dat interne audits goed zijn uitgevoerd volgens plannen en dat daaruit voortgekomen verbeteracties zijn opgevolgd. Schakel indien nodig externe deskundigheid in.
- Houd de risico- en kansenanalyse actueel, zeker als er veranderingen binnen de organisatie zijn geweest.
- Leg verslagen van managementbeoordelingen en opvolging van klantfeedback overzichtelijk vast.
- Verzamel bewijsmateriaal dat laat zien hoe het kwaliteitsmanagementsysteem functioneert in de dagelijkse praktijk
- Zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van hun rol binnen het systeem en weten wat van hen verwacht wordt tijdens een audit.
Door continu aandacht te besteden aan het kwaliteitsmanagementsysteem en verbeteringen structureel door te voeren, wordt een audit eerder een bevestiging van de goede praktijk dan een spannende toetsing.
Auditresultaten: wat gebeurt er daarna?
Na afloop van de audit ontvang je een auditrapport. Hierin staan de bevindingen van de auditor, inclusief eventuele afwijkingen en aanbevelingen. Afwijkingen worden meestal onderverdeeld in:
- Minor afwijkingen: kleine tekortkomingen die niet direct het functioneren van het systeem bedreigen, maar wel aandacht vragen.
- Major afwijkingen: ernstige tekortkomingen die direct gecorrigeerd moeten worden voordat het certificaat gehandhaafd kan blijven.
Bij minor afwijkingen wordt gevraagd om een corrigerende maatregel uit te voeren en hierover te rapporteren. Bij major afwijkingen kan een aanvullende controle of een herstelactie vereist zijn voordat het certificaat verlengd wordt.
Samengevat
De jaarlijkse ISO 9001 audit is een belangrijk onderdeel van de certificering en draagt bij aan de continue verbetering van je organisatie. Door het kwaliteitsmanagementsysteem levendig te houden en actief te benutten voor verbetering, wordt de jaarlijkse audit een logisch onderdeel van de bedrijfsvoering. Goede voorbereiding, betrokkenheid van medewerkers en een positieve kijk op audit maken het verschil tussen een ‘moetje’ en een kans op groei.
