HKZ-KO certificering

HKZ-KO is de HKZ-norm voor kleine organisaties in zorg en welzijn en wordt ook wel HKZ 143 Kleine Organisaties genoemd.
De norm helpt kleine organisaties om kwaliteit structureel te organiseren en aantoonbaar te maken richting cliënten, medewerkers en opdrachtgevers.

HKZ-KO is bedoeld voor kleine zorg- en welzijnsorganisaties met maximaal 10 fte, één management en één vestiging. Onder bepaalde voorwaarden kunnen activiteiten wel op verschillende locaties plaatsvinden. Twijfel je of jouw organisatie binnen de criteria valt? Dan kunnen we dit vooraf samen beoordelen.

Ingehuurde medewerkers kunnen meetellen bij de bepaling van het aantal fte voor HKZ-KO. Het is daarom verstandig om niet alleen naar medewerkers in loondienst te kijken. Wij kunnen vooraf helpen bepalen of HKZ 143 voor jouw organisatie de juiste norm is.

HKZ is niet voor iedere zorgorganisatie wettelijk verplicht. Wel kunnen opdrachtgevers, gemeenten, zorgverzekeraars of andere partijen certificering als voorwaarde stellen. Daarnaast kiezen organisaties vrijwillig voor HKZ om aantoonbaar te maken dat kwaliteit structureel is georganiseerd.

Je moet kunnen aantonen dat belangrijke onderdelen rondom kwaliteit goed zijn georganiseerd en worden geëvalueerd. Denk aan cliëntgericht werken, verantwoordelijkheden, deskundigheid van medewerkers, risico’s, klachten en incidenten en het structureel verbeteren van je dienstverlening.

Hoe uitgebreid dit moet worden ingericht, hangt af van jouw organisatie. Juist bij HKZ-KO is het belangrijk om het systeem passend en overzichtelijk te houden.

Nee, een HKZ-certificering hoeft niet te leiden tot een dik handboek met allerlei procedures die niemand gebruikt. Er moet wel voldoende informatie beschikbaar zijn om afspraken, processen en kwaliteitsborging aantoonbaar te maken. Wij houden het graag praktisch en werkbaar, met minimale impact voor de organisatie en medewerkers.

Dat hangt af van wat binnen je organisatie al geregeld is en hoeveel tijd beschikbaar is om eventuele ontbrekende onderdelen te implementeren. Na een kennismaking en nulmeting kunnen we meestal een goede inschatting maken van een realistische doorlooptijd.

Heb je het certificaat vóór een bepaalde datum nodig vanwege een opdrachtgever of aanbesteding? Geef dat dan direct aan, zodat we kunnen bekijken wat haalbaar is. Ook geven we een intentieverklaring af dat het certificeringstraject is opgestart en dat de organisatie HKZ-KO aan het behalen is. 

Synanta geeft zelf geen HKZ-certificaten af. De officiële certificeringsaudit en afgifte van het certificaat worden uitgevoerd door een onafhankelijke certificerende instelling. Wij begeleiden je bij de voorbereiding zodat je goed voorbereid de audit ingaat.

De kosten voor een HKZ-KO certificering kunnen uiteenlopen en is afhankelijk van de grootte van het bedrijf, het aantal werknemers en de complexiteit van de werkzaamheden. Prijzen variëren van enkele honderden euro’s tot enkele duizenden. Bij een bedrag rond de duizend euro gaat het vaak om doe-het-zelf pakketten met zelf-invulbare (Word)templates en soms een telefonische helpdesk. Bij bedragen daarboven komt er vaak begeleiding bij in de vorm van inventarisatie, nulmeting, opzetten systeem, beoordeling, interne audit(s) en verdere begeleiding.

Hou er rekening mee dat de kosten voor de uiteindelijke toetsing door een onafhankelijke certificerende instantie er vaak nog bijkomen.

Klik hier voor onze kosten voor een HKZ-KO certificering.

De geldigheid en auditcyclus zijn afhankelijk van het betreffende HKZ-certificatieschema. Ook na het behalen van het certificaat moet je aantoonbaar blijven werken aan kwaliteit en verbetering.

We kunnen je desgewenst gedurende de volledige certificatiecyclus blijven begeleiden met ons voordelige servicepakket. Zo word je volledig ontzorgd en kan je je richten op je kernwerkzaamheden.

Beide normen richten zich op kwaliteitsmanagement en continu verbeteren. HKZ-KO is specifiek ontwikkeld voor kleine organisaties in zorg en welzijn. ISO 9001 is een algemene internationale kwaliteitsnorm die in vrijwel iedere sector kan worden toegepast.

Welke norm het beste past, hangt af van je organisatie, opdrachtgevers en eventuele eisen vanuit contractering of aanbestedingen.

Lees meer over HKZ-KO versus ISO 9001 →

Ja. Je kunt Synanta alleen inschakelen voor de voorbereiding op certificering, maar we kunnen ook helpen bij het structureel onderhouden van het kwaliteitssysteem.

Dat kan prettig zijn voor kleine organisaties die niet zelf een kwaliteitsmanager in dienst hebben. Zo heb je wel periodiek deskundige ondersteuning, zonder daarvoor intern een aparte functie te hoeven creëren.