HKZ-KO certificering
SYNANTA
Wil je als kleine zorg- of welzijnsorganisatie aantoonbaar maken dat je kwaliteit goed hebt georganiseerd? Of vraagt een opdrachtgever, gemeente of andere partij om een HKZ-certificaat?
HKZ-KO (HKZ 143) is speciaal ontwikkeld voor kleine organisaties in zorg en welzijn. De norm helpt je om kwaliteit structureel te organiseren, zonder dat daar een onnodig ingewikkeld kwaliteitssysteem voor nodig is.
Synanta begeleidt je praktisch en persoonlijk naar certificering. We kijken eerst naar wat er binnen jouw organisatie al goed geregeld is en bouwen daarop verder.
Wat is HKZ-KO?
HKZ-KO staat voor HKZ Kleine Organisaties en wordt ook aangeduid als HKZ 143. Het is een kwaliteitsnorm die speciaal is ontwikkeld voor kleinere organisaties in zorg en welzijn. De norm helpt je om belangrijke onderdelen van je dienstverlening goed te organiseren en structureel te blijven verbeteren.
Daarbij gaat het bijvoorbeeld om:
- kwaliteit en veiligheid van de dienstverlening;
- duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden;
- wensen en behoeften van cliënten;
- deskundigheid van medewerkers;
- omgaan met klachten, incidenten en verbeterpunten;
- risico’s binnen de organisatie;
- evalueren en verbeteren van de dienstverlening.
Het doel is niet om zoveel mogelijk procedures te schrijven. Je moet vooral kunnen laten zien dat je bewust met kwaliteit omgaat en belangrijke zaken goed hebt georganiseerd.
Voor wie is HKZ-KO bedoeld?
HKZ-KO is ontwikkeld voor kleine organisaties in zorg en welzijn met maximaal 10 fte, één management en één vestiging. Activiteiten kunnen onder voorwaarden wel op meerdere locaties worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan kleinere organisaties in:
- thuiszorg en begeleiding;
- jeugdzorg;
- gehandicaptenzorg;
- geestelijke gezondheidszorg;
- maatschappelijke ondersteuning;
- welzijn en andere zorggerelateerde dienstverlening.
Ook ingehuurde medewerkers kunnen meetellen bij het bepalen van het aantal fte.
Twijfel je of HKZ-KO bij jouw organisatie past? We kijken graag even met je mee. Voor grotere organisaties kan bijvoorbeeld HKZ Zorg & Welzijn (HKZ 165) passender zijn.
Wat levert een HKZ-certificaat je organisatie op?
Een HKZ-certificaat is meer dan een bewijs dat je aan een kwaliteitsnorm voldoet. Als je het goed inricht, levert het ook in de dagelijkse praktijk voordelen op.
Hogere kwaliteit en minder fouten
Door werkwijzen en processen goed te organiseren, verklein je de kans op fouten en verschillen in de uitvoering. Problemen worden sneller gesignaleerd en gebruikt om de dienstverlening verder te verbeteren.
Meer duidelijkheid voor medewerkers
Wie is waarvoor verantwoordelijk? Hoe handelen we bij een klacht of incident? En hoe zorgen we dat afspraken worden opgevolgd? Duidelijke werkwijzen geven medewerkers houvast en zorgen voor meer rust in de organisatie.
Grip op de organisatie, ook als je groeit
Naarmate je organisatie groeit, wordt het lastiger om alles informeel te regelen. HKZ helpt om processen en verantwoordelijkheden op tijd goed te organiseren, zodat kwaliteit niet afhankelijk blijft van één of twee personen.
Professionele uitstraling en meer vertrouwen
Met een HKZ-certificaat laat je cliënten, medewerkers en opdrachtgevers zien dat kwaliteit aantoonbaar is geborgd. Dat versterkt het vertrouwen in je organisatie en helpt je professioneel te onderscheiden.
Sterkere positie bij opdrachtgevers
Een HKZ-certificaat kan worden gevraagd door opdrachtgevers of een rol spelen bij contractering. Je kunt daarmee aantoonbaar maken dat je kwaliteit structureel hebt georganiseerd.
En het belangrijkste: een goed ingericht HKZ-systeem moet geen extra administratie opleveren, maar juist helpen om je organisatie eenvoudiger en beter te laten werken.
HKZ hoeft geen papieren kwaliteitssysteem te worden
Vooral kleinere zorgorganisaties zien soms op tegen certificering. Krijgen we straks allerlei procedures? Hoeveel moeten we vastleggen? En hoeveel extra tijd gaat dit onze medewerkers kosten? Dat hoeft niet.
Veel onderdelen die HKZ vraagt, zijn waarschijnlijk al aanwezig binnen je organisatie. Alleen zijn ze misschien nog niet structureel vastgelegd, verdeeld over verschillende documenten of niet goed aantoonbaar.
Daarom beginnen we bij Synanta niet met een standaardhandboek.
We kijken eerst hoe jouw organisatie werkt.
Wat is al geregeld? Wat ontbreekt nog? En hoe kunnen we dat zo eenvoudig mogelijk organiseren?
Zo ontstaat een kwaliteitssysteem dat voldoet aan de HKZ-eisen, maar vooral ook past bij de omvang en dagelijkse praktijk van jouw organisatie.
Zo begeleiden we je naar HKZ-KO certificering
1. Kennismaking en inventarisatie
We beginnen met een gesprek over je organisatie, dienstverlening en aanleiding voor certificering. Daarbij bekijken we ook of HKZ-KO inderdaad de juiste norm voor je organisatie is.
2. Nulmeting
Vervolgens brengen we in kaart wat je al hebt geregeld en wat nog nodig is om aan HKZ-KO te voldoen.
Vaak blijkt dat er al veel aanwezig is. Het gaat er dan vooral om bestaande werkwijzen goed te structureren en aantoonbaar te maken.
3. Inrichten van het kwaliteitssysteem
We helpen bij het opzetten en aanvullen van de benodigde onderdelen.
Geen standaardpakket met tientallen procedures, maar een systeem dat aansluit bij hoe jullie daadwerkelijk werken.
Afhankelijk van het gekozen pakket kan het kwaliteitssysteem ook online worden beheerd met onze praktische software.
4. Implementeren en voorbereiden
Een kwaliteitssysteem moet niet alleen op papier kloppen. We helpen je daarom om de afspraken goed in de organisatie te laten landen en controleren samen of je klaar bent voor certificering.
Eventuele aandachtspunten kunnen zo vóór de certificeringsaudit worden opgelost.
5. Certificeringsaudit
De officiële certificeringsaudit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke certificerende instelling.
Synanta is dus niet degene die het HKZ-certificaat afgeeft. Wij zorgen ervoor dat je organisatie goed voorbereid de audit ingaat.
6. Kwaliteit blijven onderhouden
Na certificering blijft kwaliteit aandacht vragen. Afhankelijk van je pakket kunnen we je ook daarna ondersteunen bij evaluaties, verbeteringen en de voorbereiding op vervolg- en hercertificeringsaudits.
Zo blijft het systeem actueel zonder dat je er voortdurend zelf achteraan hoeft.
Snel en betaalbaar naar het HKZ-certificaat!
Wil je jouw bedrijf efficiënt en voordelig HKZ laten certificeren? Bekijk onze pakketten en vraag een offerte aan.
Meer weten? Neem gerust contact met ons op.
