RI&E wijziging certificeringsschema.

Uitgangspunt

Regel: Elke organisatie is verplicht om een actuele RI&E te hebben, die getoetst is door een daartoe bevoegde personen.

Uitzondering: Organisaties met minder dan 25 medewerkers, die gebruik hebben gemaakt van een

goedgekeurd branche RI&E instrument

Wat is er per 1-7-2022 veranderd? (Aandachtspunten nieuwe toetsingsregeling)

Voor een organisatie (faciliteren van de RI&E)

Aanstellen van de preventiemedewerker (wettelijke eis).
Aantoonbaar voldoen aan de 15 eisen van de systeemtoets.
Inzichtelijk maken van alle Arbeidsrisico’s, ingedeeld per scope en hoofdrisico.
Beoordelen van het initiële risico en het restrisico
Aantoonbare rol van de preventiemedewerker bij uitvoering RI&E proces.
Aantoonbare rol van (direct) betrokken medewerkers en interne (Arbo)deskundigen.
Zelf beoordelen van de effectiviteit van (bestaande) risico beperkende maatregelen.
Initiëren aanvullende risico beperkende maatregelen
Opstellen van het plan van aanpak.

Voor de preventiemedewerker (starten en in stand houden van de RI&E)

Aantoonbare betrokkenheid bij wettelijk toegewezen taken.
Actueel houden RI&E
Bewaken plan van aanpak en periodieke voortgangsrapportage.

Voor de preventiemedewerker en (interne) arboadviseurs (tot stand komen van de RI&E)

Analyse van arbeidsrisico’s en voorstellen van risico beperkende maatregelen.

Voor de Arbokerndeskundige (Toetsing van RI&E)

Afhankelijk van de rol:
– Beoordelen van invulling van de Arbovoorwaarden door de organisatie.
– Beoordelen van de risico analyse, en de effecten van bestaande risico beperkende maatregelen en aanvullende risico beperkende maatregelen.
Advies en voorstel voor procesverbetering van de RI&E
Eindverklaring Systeemtoets en/of scope toets(en)

Bovenstaande lijst is niet uitputtend, maar geeft wel de belangrijkste veranderingen weer waaraan zowel de organisatie als de externe Arbokerndeskundige moeten voldoen (sinds 1-7-2022).

Achtergrond informatie bij de punten van aandacht

Een preventiemedewerker dient te worden aangesteld door de directie met instemming van de OR/PVT. Er mogen meerdere preventiemedewerkers worden aangesteld, elk met hun eigen takenpakket. De wettelijke taken zijn voor alle aangestelde preventiemedewerkers van toepassing, evenals een ontslagbescherming (vergelijkbaar met OR-leden).
Deze 15 eisen zijn Arbovoorwaarden waaraan elk bedrijf moet voldoen (Bijlage 1) en kunnen het beste worden geregeld door deze eisen uit te werken naar concrete Arbotaken en Arboafspraken en deze vervolgens vast te leggen in een (online) Arbomanagementsysteem dat voor elke betrokken medewerker is in te zien.
Nieuw is dat dit de (directe) arbeidsrisico’s betreft van de werkprocessen. Algemene eisen zoals orde en netheid, klimaat etc. vallen onder de Arbovoorwaarden en zijn daarmee eigenlijk onderdeel van de systeemtoets geworden.
Wat overblijft zijn in feite alle arbeidsrisico’s waarbij er kans is op lichamelijk en/of geestelijk letsel.
Voor de kans op letsel wordt in eerste instantie de initiële risicoscore bepaald (bij deze berekening wordt geen rekening gehouden met aanwezige risico beperkende maatregelen). .
Vervolgens wordt de berekening herhaald, maar nu wordt wel rekening gehouden met de al aanwezige risico beperkende maatregelen. Indien de score niet acceptabel is worden er aanvullende risico beperkende maatregelen toegevoegd, tot dat een acceptabele risico score wordt bereikt.
(Systeem) Bij het RI&E proces is het logisch dat de preventiemedewerker een RI&E planning opstelt en daarvan de uitvoering bewaakt. Daarnaast kan de preventiemedewerker (mede)zorgdragen voor de juiste keuzes in het Arbomanagementsysteem en de toewijzing van de Arbotaken aan de juiste personen.
(Scope) Zorgen dat de betrokken medewerkers en interne (Arbo)deskundigen hun risico bevindingen vastleggen in de Risico Impact Matrix. Van de betrokkenheid kan een logfile worden bijgehouden zodat duidelijk is wie allemaal betrokken zijn geweest.
Dit kan het beste via inspectierondes/werkplekinspecties.
Als is vastgesteld dat er aanvullende risico beperkende maatregelen noodzakelijk zijn, dan is het belangrijk om te bepalen hoe urgent deze zijn. Bij urgentie dient niet gewacht te worden op het oordeel van een toetser, maar dient er onmiddellijk actie genomen te worden.
Als aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn, ligt wel vast wat er geregeld moet worden, maar niet door wie en in welk tijdsbestek. Deze informatie moet de preventiemedewerker eerst achterhalen, voor dat het plan van aanpak kan worden afgemaakt.
Naast de RI&E heeft de preventiemedewerker ook andere (wettelijk) toegewezen taken. Deze kunnen het beste als Arboafspraken in het Arbomanagementsysteem worden opgenomen en voorzien worden van een (terugkerende) takenplanning.
Wanneer er sprake is van aanpassingen in de procesuitvoering, personeelssamenstelling, gebruik van arbeidsmiddelen en stoffen of werkomstandigheden, moet worden onderzocht of dat invloed heeft op de RI&E.
Echter, ook als er géén veranderingen zijn, is het wenselijk op periodiek alle werkprocessen eens opnieuw te bekijken en/of de arbocatalogus wellicht op punten is aangevuld (voortschrijdend inzicht).
Dit kan eenvoudig door de Risico Impact Matrix na te lopen en de wijzigingen daarop aan te brengen. Het onderhoud (actueel houden) van de RI&E wordt daarmee een stuk eenvoudiger
Hoewel de werkgever eindverantwoordelijk is voor de organisatie (en daarmee ook voor de RI&E), heeft de preventiemedewerker de (wettelijke) taak om inhoud en voortgang van de RI&E te bewaken en daarover aan de werkgever te rapporteren.
Ook kan de preventiemedewerker overleggen met de OR, externe Arbodeskundigen en bedrijfsarts.
Nadat betrokkenen medewerkers zelf een overzicht hebben gemaakt van de relevante arbeidsrisico’s, is het de taak om van de preventiemedewerker om deze te verzamelen en te komen tot een complete lijst.
Vervolgens worden de risico scores bepaald als basis voor verdere opvolging.
Conform de erkenningsregeling is één Arbokerndeskundige verantwoordelijk voor de systeemtoets, en kunnen andere Arbokerndeskundigen verantwoordelijk zijn voor de scopetoetsen.
Omdat de systeemtoets tevens de “afsluiting” van de RI&E is, moeten alle scopetoetsen eerst zijn afgerond vóórdat ook de systeemtoets kan worden afgesloten.
Ook dit is een verandering: Het betreft een evaluatie van het RI&E proces (dus niet van de inhoud!). Veel Arbokerndeskundige hebben zich in het verleden vooal met de inhoud bezig gehouden (en niet met het proces). Naar verwachting zal dit tot veel discussies leiden.

Een ander effect zal zijn dat een Arbokerndeskundige voor een betreffende scope toets alleen die informatie krijgt die voor de toetsing noodzakelijk is (en dus geen zicht meer heeft op de totale RI&E).
Dat laatste is ook niet erg, omdat de Arbokerndeskundige over de andere scopes géén bevoegdheid meer heeft.

Het eindrapport (opgesteld door de Arbokerndeskundige die de systeemtoets heeft uitgevoerd) kan dus alleen worden opgesteld als alle scopetoetsen zijn afgehandeld.

Voor de toetsing van de RI&E kan de organisatie zelf bepalen welke Arbokerndeskundige “in the lead” is.

Overeenkomst tussen de evolutie van een boekhouding en de RI&E

Veel MKB bedrijven hadden in het verleden een externe boekhouder. Deze kreeg alle dagelijkse bonnetjes (inkoop en verkoop) en maakte daar periodiek en overzicht van gaf op basis van de financiële resultaten advies aan de ondernemer.

De meeste MKB bedrijven doen de financiële boekhouding zelf, en schakelen pas een accountant is als alle financiële mutaties verwerkt zijn. Iedereen vindt het onzin om een incomplete boekhouding te laten toetsen.

Het RI&E proces

De RI&E wordt vaak gezien als een éénmalige activiteit, de

De nieuwe toetsingsregeling voor Arbokerndeskundige die 1 juli 2022 is ingegaan. vergt een compleet andere aanpak van de RI&E, zowel door de organisatie zelf als door Arbokerndeskundigen.

De verantwoordelijkheid voor een compleet en actueel overzicht van arbeidsrisico’s komt nu primair te liggen bij de organisatie zelf (met een leidende (wettelijke) rol voor de preventiemedewerker).

De Arbokerndeskundigen dienen:

het RI&E proces te overzien (systeemtoets / helicopterview) en dit goed te keuren c.q. te voorzien van aanbevelingen ter verbetering en
de uitkomsten van de risicoanalyse, bestaande risico beperkende maatregelen te evalueren en de nieuwe risico beperkende maatregelen en RI&E plan van aanpak te beoordelen en indien relevant, aanbevelingen te doen voor verbetering.
à Nieuw is dat een Arbokerndeskundige alleen de risico’s mag beoordelen die binnen zijn/haar scope vallen. Een HVK-er mag geen blootstellingsbeoordeling (2a,3a) of klimaat (4a) beoordeling meer doen en een AH mag de gasflessen opslag niet meer inspecteren (2b).

à Bovenstaande eisen maken het mijns inziens onmogelijk om als Arbokerndeskundige zelf actief deel te nemen aan het RI&E proces. Dit zou overeenkomen met het “keuren van eigen vlees”.
à Afhankelijk van de risico’s zijn meerdere verschillende Arbokerndeskundigen betrokken.

à Arbokerndeskundige moeten vastleggen op welke feiten hun bevindingen zijn gebaseerd.

Het afvinken van een vragenlijst of mondelinge toezeggingen, is nu niet meer voldoende.

(Nieuw is dat de Nederlandse Arbeidsinspectie dit bij een controle ook zal controleren!)

Essentie van al deze veranderingen is dat de ondernemer het gehele RI&E proces in eigen beheer dient te doorlopen en logischerwijze pas na interne afronding over kan gaan tot externe toetsing.

Het RI&E proces wordt mijns inziens door de overheid gelijkgesteld aan de wettelijke verplichting om een deugdelijke financiële boekhouding te voeren.
De parallellen zijn voor mij erg duidelijk:

AO/IC (Administratieve Organisatie/Interne Controle
wordt
AO/RC (Arbo Organisatie/Risico Controle)

In de nieuwe regeling wordt het “AO-deel” (Arbo organisatie) getoetst middels een systeemtoets en wordt het “RC-deel (Risico controle) getoetst door meerdere scopetoetsen.

Om dit succesvol te realiseren moet aan vijf eisen worden voldaan:

Een Arbomanagementsysteem om alle (wettelijke) Arbo afspraken vast te leggen en organisatorisch te borgen, en dit te communiceren met management, OR, medewerkers en (externe) deskundigen.
Een module om op transparante wijze invulling te geven aan risico controle (opsporen, vastleggen, beoordelen en reduceren van alle arbeidsrisico’s tot een aanvaardbaar niveau).
Integratie van Arbo afspraken en risico beperkende maatregelen, om deze periodiek te kunnen (her)beoordelen op effectiviteit.
Realisatie van de RI&E dient een zo gering mogelijk beslag te leggen op de middelen en capaciteit van een organisatie.
Maximale ondersteuning te geven aan de wettelijke taken van de preventiemedewerker(s).

RIEvision is een geïntegreerd “AO/RC” systeem, zonder vragenlijsten!

Door een duidelijk onderscheid te maken in AO/RC (Systeemtoets en scopetoetsen) kan het gehele RI&E proces worden uitgevoerd zonder gebruik te maken van vragenlijsten.

De systeemtoets gaat over Arbovoorwaarden. Om dit goed in te kunnen vullen is een Arbomanagementsysteem een vereiste. Echter, veel organisaties zullen niet de kennis en capaciteit hebben om dit in eigen beheer te kunnen realiseren.

Met RIEvision is een Arbomanagementsysteem binnen 60 minuten operationeel

Via een online sessie met de RIEvision kennisbank geeft een organisatie aan wat de lokale (Arbo) omstandigheden zijn, waarna de kennisbank dit “vertaald” naar relevante Arbotaken.
Als deze Arbotaken zijn toegewezen aan de verantwoordelijke personen is het Arbomanagementsysteem operationeel.
à Mochten er zich organisatorische wijzigingen voordoen, dan kan de organisatie eenvoudig de sessie herhalen en eerder gemaakte keuzes en/of taaktoewijzingen aanpassen.
à Mochten er wettelijke eisen veranderen of als er sprake is van voortschrijdend inzicht, dan worden deze in de centrale kennisbank aangepast, waarna alle aangesloten gebruikers op de hoogte worden gesteld. Deze kunnen daarna bepalen of, en wanneer, ze deze nieuwe informatie willen gaan gebruiken.

Transparant maken van de risico afwegingen noodzakelijk voor de scopetoetsen

Zoals aangegeven dient elke organisatie niet alleen te beschikken over een volledig overzicht van alle arbeidsrisico’s, maar ook aan te geven dat deze risico’s middels risico beperkende maatregelen tot een aanvaardbaar niveau zijn teruggebracht. Dit proces dient inhoudelijk door een kerndeskundige te worden getoetst waarbij ook de betrokkenheid van de medewerkers moet worden meegenomen.

Om te komen tot een “overzichtelijke en complete” risico inventarisatie beschikt RIEvision over een Risico Impact Matrix, waarmee betrokken medewerkers zelf per processtap kunnen aangegeven welke arbeidsrisico’s zich mogelijk zouden kunnen voordoen. De uitkomsten van de Risico Impact Matrix en de bestaande risico beperkende maatregelen worden daarna beoordeeld door de preventiemedewerker. Eventueel worden bestaande risico beperkende maatregelen aangescherpt of worden aanvullende risico beperkende maatregelen genomen.

Alle stappen worden stap voor stap gelogd en zijn beschikbaar voor beoordeling door de Arbokerndeskundige, middels een Excel-sheet.

à Maatregelen kunnen direct worden omgezet in actiepunten, indien daar aanleiding toe is.
à Aanwijzingen van Arbokerndeskundige kunnen eenvoudig aan de RI&E worden toegevoegd, ook deze worden gelogd.
à Het RI&E onderhoud vindt plaats per proces, met de eerder gemaakte Risico Impact Matrix als basis.
à Omdat de Risico Impact Matrix per proces wordt gemaakt, wordt de RI&E veel eenvoudiger. Indien binnen een organisatie een bepaald proces op meerdere plaatsen voorkomt, is slechts één Risico Impact Matrix noodzakelijk.
à De Risico Impact Matrix kan ook als instructie worden gebruikt bij nieuw personeel.

Strategische samenwerking

Onze voorkeur gaat uit naar een strategische samenwerking, waarvan we de vorm nog verder moeten bepalen.

Vooralsnog zou de focus op RIEvision moeten liggen (een geïntegreerde combinatie van Arbomanagement en risico beheer), maar ook andere toepassingen zijn mogelijk.

1. RIEvision is volledig operationeel en beschikt over een (in eigen beheer) gemaakte Arbokennisbank.
Door onze algemene Arbokennisbank te “upgraden” met specifieke informatie zijn diverse nieuwe licentie vormen mogelijk, denk aan:

Met een combi-abonnement op RIEvision + AI-bladen beschikken alle licentiehouders altijd over een actuele inhoud van het Arbomanagementsysteem (met verdieping door AI-bladen).
Per branche specifieke aanvullingen mogelijk (geïntegreerde Arbo catalogus)(*).
Voor de grote accounts kunnen we bedrijfsspecifieke varianten aanbieden (vooral interessant indien deze organisaties al delen van HRM hebben uitbesteed)

RIEvision beschikt over een algemeen inzetbare risico beheer module (Dymara®)

(Dymara® = Dynamische Multi Aspecten Risico Analyse).

Door de aanwezige bedrijfsprocessen stap voor stap (kort) te beschrijven en daarna af te zetten tegen een bepaalde norm/wet/of company guide line, kunnen eenvoudig alle risico’s in kaart worden gebracht en daarna op relevantie worden beoordeeld.

Per risicosoort kunnen aparte risico indelingen worden gebruikt (Letsel, cyber, financieel, milieu etc.)

Middels een abonnement kunnen we informatie over algemeen gangbare processen aanleveren, eventueel met branche specifieke aanvullingen (*)

(*) Hiermee kunnen we producten leveren die passen binnen RIE.NL en die ook geschikt zijn voor organisaties > 25 medewerkers en/of bedrijven die tevens aan andere normen/eisen moeten voldoen (VCA).

Wel heeft het onze voorkeur om daarbij ook aanvullende diensten te leveren zoals:

Workshops en trainingen
Advies- en consultancy

Hiervoor zouden we andere organisaties/consultants kunnen aantrekken die (na betaling van een commissie) deze werkzaamheden mogen uitvoeren.

Tot slot:
We beschikken nu al over meerdere producten (Noodplannen en ontruimingsplannen, WBTR, VCA, Cyber), die eventueel na (SDU) redactionele goedkeuring ook leverbaar zijn.

Vooralsnog zie ik voor ons samen het inzetten van RIEvision als het meest kansrijk: Huidige software leveranciers zijn (nog) net in staat om aan alle eisen van de nieuwe erkenningsregeling te voldoen.
à Eén of meerdere pilots op korte termijn zouden onze kansen een goede “boost” kunnen geven (zeker als we ook de beroepsgroepen AH, A&O en HVK kunnen betrekken).