Zelf je RI&E doen: slimme zet of beter uitbesteden?
Een RI&E (Risico-Inventarisatie & -Evaluatie) brengt alle arbeidsrisico’s in je organisatie in kaart en mondt uit in een plan van aanpak met maatregelen, termijnen en verantwoordelijken. De RI&E is verplicht voor werkgevers en moet actueel blijven. Het plan van aanpak is daar onlosmakelijk onderdeel van. (Arboportaal, Rijksoverheid)
Goed om te weten vóór je begint:
- Toetsing (controle) door een gecertificeerde (kern)deskundige is in veel gevallen verplicht. Een vrijstelling geldt alleen voor werkgevers met minder dan 25 werknemers die een erkend branche-RI&E-instrument gebruiken; anders is toetsing wél verplicht. (Nederlandse Arbeidsinspectie, Arboportaal)
- De preventiemedewerker én de werknemer speelt een rol bij het (mee) opstellen van de RI&E. (ondernemersplein.overheid.nl)
- Bij ontbreken of onvolledigheid kan de Arbeidsinspectie boetes opleggen. (Nederlandse Arbeidsinspectie)
Voordelen van je RI&E zelf doen
- Kostenbesparing op uitvoering
Zelf inventariseren en evalueren kan schelen ten opzichte van volledig uitbesteden. Indicaties laten zien dat uitbestede RI&E’s voor kleine bedrijven vaak tussen ~€1.250–€2.500 liggen (en hoger bij grotere/complexere organisaties). Je bespaart advies- en toetsingskosten (voor zover toetsing niet verplicht is) en kunt gebruikmaken van de vaak gratis branche-instrumenten via het Steunpunt RI&E. - Kennis van je eigen praktijk
Niemand kent de processen, taken en werkplekken zo goed als je eigen team. Samen met je medewerkers levert een goede input op omdat zij de werkvloer kennen. Dat maakt het makkelijker om praktische risico’s te zien en realistische maatregelen te kiezen in je plan van aanpak. (Arboportaal) - Sneller bijwerken & actualiseren
Omdat een RI&E actueel moet blijven, is het handig als je het intern snel kunt bijwerken bij wijzigingen (nieuwe machines, processen, verbouwingen). Voorwaarde is wel dat de RI&E/PVA goed gestructureerd én bereikbaar is. - Bewustwording en draagvlak
Zelf doen (met je preventie- en andere medewerkers) vergroot betrokkenheid en veiligheidsbewustzijn in de organisatie; medewerkers herkennen risico’s en voelen eigenaarschap voor maatregelen. Dit effect wordt vaak genoemd als reden waarom een goede RI&E bijdraagt aan minder verzuim en meer productiviteit. (SER, Rijksoverheid) - Gebruik van erkende branche-instrumenten
Het Steunpunt RI&E biedt erkende instrumenten die het proces structureren en reiken kant-en-klare maatregelen aan die passen bij jouw sector. Een branche RIE hoeft bij minder dan 25 werknemers niet getoetst te worden door een deskundige.
Nadelen van zelf doen
- Tijdsinvestering
De Kamer van Koophandel is duidelijk: het maken van een RI&E “is niet moeilijk, maar kost wél tijd”. Een goede RI&E kost gewoon veel tijd om volledig en objectief alle risico’s te inventariseren, te beoordelen en te plannen. Daardoor kan zelf doen alsnog duurder uitpakken. Voor MKB’ers is tijd vaak schaars, zeker als je meerdere locaties of diverse functies hebt. (KVK) - Kwaliteits- en volledigheidsrisico
Zonder ervaring mis je sneller (wettelijke) risico’s of kies je geen goede maatregelen, zeker bij complexere situaties of gevaarlijke stoffen. Naast het missen van gevaren en het onnodig lopen van risico’s, heb je de kans dat je alsnog tegen correcties bij toetsing of bij inspectie aanloopt. - Regelkennis en specialistische thema’s
Onderwerpen als gevaarlijke stoffen, psychosociale arbeidsbelasting of ergonomie vragen verdieping. De SER en andere kennisbronnen bieden handreikingen, maar die juist toepassen kost studie- en implementatietijd. (SER) - Boeterisico bij fouten of onvolledigheid
Geen RI&E of geen (volledig) plan van aanpak kan tot boetes leiden bij inspectie of erger nog, een ongeval. Ook niet actuele RI&E’s kunnen worden bestraft. Maar het belangrijkste is natuurlijk dat je veilig kunt werken. (Nederlandse Arbeidsinspectie) - Verplichte toetsing kan alsnog externe kosten geven
Heb je >25 werknemers of gebruik je geen erkend branche-instrument, dan móét je RI&E worden getoetst. Dat betekent alsnog externe inzet en kosten—die je in je tijdlijn en budget moet meenemen. - Continu beheer & borging (extra nadeel)
De RI&E is geen eenmalig document. Je moet het plan van aanpak opvolgen, termijnen bewaken en wijzigingen doorvoeren. Dat structureel organiseren en bijhouden kost interne capaciteit.
Wanneer loont zelf doen – en wanneer uitbesteden?
Zelf doen loont vaak bij:
- kleine organisaties met relatief overzichtelijke risico’s die overwegend laag en niet complex zijn;
- gebruik van een erkend branche-instrument (toetsingsvrijstelling mogelijk bij ≤25 medewerkers);
- een betrokken preventiemedewerker en management dat tijd vrijmaakt.
Uitbesteden (of hybride: zelf uitvoeren + externe toets/advies) is verstandig bij:
- complexe risico’s (gevaarlijke stoffen, hoge fysieke belasting, psychosociale risico’s),
- snelle groei, veel functies of meerdere vestigingen,
- >25 medewerkers (toetsingsplicht) of beperkte interne capaciteit/kennis
Liever uitbesteden of ondersteuning nodig? Synanta helpt je graag bij RI&E-advies en toetsing—handig bij tijdgebrek of complexe risico’s en meestal goedkoper dan zelf doen. Daarnaast hebben we een slimme softwaretool die je enorm veel tijd & geld bespaart bij het uitvoeren en controleren van het plan van aanpak en het actualiseren van de RI&E. Welke route je kiest, hangt af van je risicoprofiel, omvang en beschikbare tijd/budget. Neem gerust eens contact met ons op om de mogelijkheden en prijzen te bespreken.
Praktische starttips voor DIY
- Check of er een erkend branche-instrument is voor jouw sector via het Steunpunt RI&E. (Rie)
- Betrek je preventiemedewerker en leidinggevenden; plan interviews en rondgangen. (ondernemersplein.overheid.nl)
- Werk het plan van aanpak SMART uit (maatregel, termijn, verantwoordelijke). (Arboportaal)
- Reserveer tijd/budget voor (verplichte) toetsing en voer adviezen daarna door. (Nederlandse Arbeidsinspectie)
- Leg een structuur vast voor actueel houden (bij veranderingen, jaarlijks reviewmoment).
Bottom line
Zelf je RI&E doen kan kosten besparen, kennis borgen en draagvlak vergroten, mits je tijd vrijmaakt, de juiste hulpmiddelen gebruikt en de toetsingsplicht helder op je radar hebt. Bij complexiteit of weinig interne capaciteit is (gedeeltelijk) uitbesteden vaak efficiënter—en uiteindelijk veiliger.
